Posso installare un sistema di videosorveglianza in azienda?
Per l’installazione di telecamere in azienda, quali regole è necessario seguire e quali autorizzazioni servono?
Come proteggere gli spazi aziendali senza ledere la privacy del personale e dei clienti?
Queste sono solo alcune delle domande più frequenti sulla videosorveglianza in azienda, tematica tutt’ora abbastanza complessa e dibattuta.
Secondo la normativa vigente, infatti, perché un datore di lavoro possa far montare delle telecamere è necessario rispettare diversi requisiti tra autorizzazioni e adempimenti per la privacy.
Cerchiamo insieme di capire qual è il percorso da seguire per arrivare alla compliance senza difficoltà. Parlando di telecamere in azienda, regole e obblighi saranno la nostra prima tappa dovuta, per poi muoverci ad approfondire le relazioni con i lavoratori ed aspetti pratici come eventuali telecamere finte.
Telecamere in azienda: le regole da rispettare
In Italia, secondo quanto chiarito dallo Statuto dei lavoratori, il titolare di un’azienda può decidere di installare delle videocamere negli spazi lavorativi, ma tale scelta è legittima solo se rispetta specifiche finalità e obiettivi.
Sono soltanto due, infatti, le tipologie di finalità ammesse dalla legge:
- Se lo scopo della vigilanza è proteggere luoghi aziendali e dipendenti da malintenzionati e/o da eventuali pericoli,
- Se lo scopo della vigilanza è per operare controlli difensivi, ad esempio per verificare che dipendenti non autorizzati accedano ad aree limitate oppure per accertare gravi illeciti.
Nella pratica, un datore potrà installare una telecamera per proteggere il patrimonio aziendale, per assicurare la sicurezza sul lavoro oppure per verificare la produttività e l’organizzazione dei processi.
Non è possibile utilizzare la videosorveglianza in azienda per controllare in generale che i propri dipendenti svolgano il proprio lavoro.
Non è nemmeno possibile installare dispositivi per un controllo preventivo costante per eventuali illeciti compiuti dal personale.
In caso di controlli difensivi, le verifiche devono ben bilanciare interessi del datore e diritti del lavoratore, limitando al massimo tutto ciò che potrebbe ledere a questi ultimi. Vediamo in che modo telecamere in azienda e privacy sono strettamente (e giustamente) legate.
Proprio per tutelare i lavoratori, oltre ai limiti sugli scopi con cui la videosorveglianza può essere usata, è necessario che ogni titolare segnali preventivamente alle RSU o alle RSA la propria intenzione.
Con tali enti dovrà infatti cercare un accordo rispetto modalità e luoghi in cui le telecamere saranno installate e ottenere il via libera.
Soltanto concluso questo passaggio sarà possibile procedere, segnalando in modo chiaro le aree videosorvegliate ai propri dipendenti.
Sempre a difesa dei dipendenti e del loro esercizio dei diritti, si dovrà in seguito individuare un incaricato per la gestione dei dati raccolti.
Tale figura avrà cura di tutelare la privacy, verificando che non ci siano lesioni alla stessa e che chiunque necessiti di chiarimenti sia correttamente seguito
Autorizzazioni e procedure per la videosorveglianza in azienda
Come appena visto, per poter installare le telecamere in azienda in rispetto della privacy e senza infrangere la normativa è necessario interfacciarsi con le RSU o le RSA, inviando loro un’esplicita dichiarazione.
Nel caso in cui queste non fossero presenti, il datore di lavoro dovrà allora rivolgersi alla Direzione Territoriale del Lavoro. Richiederà ad essa l’autorizzazione per l’installazione e, una volta ottenuta, potrà effettivamente muoversi in tal senso.
Non sarà invece necessario ottenere alcuna autorizzazione da parte del Garante della Privacy, dal momento che secondo il principio di responsabilizzazione del Regolamento Ue 2016/679, è lo stesso titolare del trattamento e quindi l’azienda, a dover valutare eventuali rischi per i diritti e per le persone coinvolte, oltre alla proporzionalità e alla liceità del trattamento.
Una volta installate le telecamere in azienda secondo le regole sarà poi importante segnalare le aree controllate tramite informative e/o cartelli. Nell’informativa saranno riportate tutte le informazioni utili sul trattamento come chi ne è il titolare e responsabile, qual è la finalità per cui le telecamere sono installate, contatti a cui è possibile reperire ulteriori chiarimenti o tramite cui esercitare i propri diritti.
Dovrà essere inoltre specificata la durata del periodo in cui le immagini dovranno essere conservate, garantendone il rispetto. Sulla durata specifica di quanto le registrazioni dovranno essere conservate si può fare riferimento a quanto definito dal Regolamento Ue, che chiarisce che le immagini registrate non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite. Sarà cura del datore definire un limite di tempo congruo per cui la registrazione potrà essere conservata e per cui, superato tale limite, si andrà ad intaccare la privacy e i diritti di coloro coinvolti nelle immagini acquisite. Ad esempio, dal momento che, in genere, eventuali danni sono individuabili entro 24 o 48 ore, questo è il periodo per cui i dati potranno essere mantenuti. Vi sono comunque specifici casi in cui questo periodo può essere esteso, in rapporto a specifiche esigenze del momento come, ad esempio, in caso di un’indagine in corso.
Privacy e procedure in caso di telecamere spente o finte
E se decidessimo di installare delle telecamere finte o anche di vere, ma tenerle spente?
Anche in caso di finta videosorveglianza in azienda la procedura in termini di accordi e autorizzazioni sarà la stessa e sarà dunque necessario comunque prendere contatti con RSU, RSA o Direzione Territoriale del lavoro. Allo stesso modo, si dovrà segnalare la presenza delle telecamere anche ai dipendenti, tramite informativa.
Al contrario, però, nel caso di questa tipologia di telecamere in azienda, la privacy e la normativa in tale materia non si applica al trattamento.
Questo perché non c’è nessun trattamento dei dati personali, dal momento che non vengono effettivamente raccolti e le telecamere sono utilizzate solo come deterrente.
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