Hai presente le alte e lunghe pile di documenti conservate nel magazzino del tuo ufficio, magari insieme a qualche acaro? Ecco, dimenticala! Le data room virtuali si sono e si stanno affermando sempre di più come validi sostituti ai cari vecchi archivi cartacei, proprio perché offrono alle aziende un luogo sicuro in cui condividere documenti riservati, oltre che una soluzione semplice e veloce per trovare tutte le informazioni necessarie.
E quindi, nello specifico, che cos’è una data room virtuale? Le data room sono per l’appunto delle “stanze dati virtuali” che permettono la conservazione, la gestione e la condivisione sicura di una grande mole di dati e documenti che ogni azienda produce giornalmente. L’acceso a queste virtual data room non è infatti concesso a tutti, ma è altamente controllato: solamente ad alcuni utenti viene permesso l’accesso a questi portali web, sempre sotto la sorveglianza di algoritmi di crittografia e sicurezza informatica. Alla base del funzionamento di queste data room virtuali c’è la logica del sistema cloud, per cui queste stanze virtuali sono accessibili da qualsiasi tipo di dispositivo connesso ad Internet. Ad ogni modo, quando si parla di data room si intende un servizio di storage dai più elevati standard di sicurezza: il creatore della stanza ha infatti, non solo la possibilità di controllare i movimenti di ogni utente, ma anche di assegnare ruoli e privilegi diversi tramite specifici strumenti di Network Access Control.
Voglio integrare la Virtual Data Room in azienda! Sì, ma quale scelgo?
Per le aziende esistono tutta una serie di fattori da considerare quando arriva il momento di scegliere il modello di virtual data room migliore, soprattutto per facilitare l’integrazione con il sistema informatico aziendale già esistente. Vediamo insieme tre principali aspetti che ogni virtual data room che si rispetti deve avere!
- Fornire misure e strumenti di sicurezza affidabili
La sicurezza è l’aspetto di primaria importanza, a cui ogni responsabile degli acquisti deve guardare prima di scegliere la virtual data room più adeguata alla propria azienda. Una “stanza dati” di qualità deve infatti garantire la massima protezione dagli attacchi esterni, operando in completa ottica Data Loss Prevention.
È quindi sempre importante controllare, prima di acquistare qualsiasi tipologia di virtual data room, che questa sia in possesso di tutte le certificazioni e rispetti gli standard di sicurezza a livello europeo e mondiale.
2. Gestione dei documenti semplice e intuitiva
Ovviamente, perché una data room sia effettivamente funzionale, questa deve essere in grado di supportare almeno gran parte delle tipologie di file in circolazione, tra cui testi, foto, video oppure ancora rendering grafici.
Inoltre, i sistemi di storage devono essere molto flessibili, garantendo un accesso alla documentazione sia via Web che tramite App: in questo modo ogni operatore ha la possibilità di consultare qualsiasi informazione e in qualsiasi momento, soprattutto in caso di emergenze!
3. Offrire grande facilità di utilizzo
Una virtual data room di qualità deve infine garantire una grande facilità di utilizzo per qualsiasi lavoratore, che può avere competenze in materia di informatica più o meno avanzate. Interfacce troppo complesse tendono a scoraggiare l’utilizzo ma, soprattutto, a complicare le operazioni di chi le deve gestire.
Diversamente, una buona interfaccia utente è tanto più utile quanto più facilita le operazioni dei lavoratori: qualsiasi file deve quindi poter essere trovato facilmente, grazie a potenti motori di indicizzazione!
Integrare una nuova virtual data room nell’infrastruttura informatica della propria azienda può sembrare un’operazione complessa, ma in realtà non lo è! Operando secondo le logiche cloud, la sua installazione non va infatti a contaminare soluzioni preesistenti. Ad ogni modo, non va sottovalutata la possibilità di rivolgersi a professionisti esterni, che possano gestire la nuova data room “as-a-service”.
RBR Verona offre nuovi e innovativi sistemi di data storage, ideando soluzioni di misura e affiancando ogni cliente nella personalizzazione e nella modulazione di queste stanze virtuali. Che la tua sia una piccola o grande realtà, come data room provider ti supportiamo con un servizio di assistenza tecnica e manutenzione costante, anche 24/24 e 7/7: devi solo contattarci!